شصت نکته کاربردي در نحوه تنظيم قراردادهاي بيع ملک چيست؟

شصت نکته کاربردي در نحوه تنظيم قراردادهاي بيع ،تاريخ دقيق تنظيم سند رسمي با قيد شماره دفترخانه و آدرس آن جهت تعيين دقيق موعد ايفاي تعهدات و عنداللزوم مطالبه خسارات ضروري بوده، دقت شود روز تعيين شده مصادف با تعطيلي نباشد، از تعيين زمان بين دو تعطيلي و ايامي که احتمال تعطيلي آنها بيشتر است خودداري شود. قانون- بى شک امروزه يکى از دلمشغولى هاى افرادى که در موقعيت تنظيم قرار داد قرار ميگيرند حصول اطمينان از نگارش صحيح قرارداداست .
 
قطعا اگر بدنبال تنظيم قرارداد بيع ، اجاره ، مشارکت مدنى و هر نوشته اى که تعهدات و اثار مالى را بهمراه دارد بهتر است تنظيم ان را به يک فردمتخصص و حقوقدان واگذار کنيم تا حدالمقدور از تهديدات و خطرات در امان باشد ولى از انجا که بيشتر افراد بدون توجه به آثار قانونى نوشته ها وقراردادها اقدام به نگارش انها مي‌نمايند لذا ضرورت دارد با بخشى از نکات مهم اشنا شده تا ريسک أن را کاهش دهيم.
 
در نوشتار حاضر به شصت نکته نسبتاً مهم و کاربردى اشاره شده که مطالعه و توجه به انها قطعاً خالقى از لطف نخو اهد بود:
 
 
1- رعايت خط خوش ضروري است و حداقل آنکه قرارداد تنظيمي خوانا باشد.
 
2- سعي شود که قلم خوردگي پيش نيايد و در اين صورت حتماً توضيح آن قيد شود.
 
3- از کاربن سالم و نو استفاده شود به کيفيتي که هر سه نسخه خوانا و قابل استناد باشد.
 
4- اگر نمي‌توانيد در يک مرحله و بدون غلط بنويسيد ضروري است ابتدا پيش نويس آن را تهيه و سپس رونويسي نمائيد.
 
5- قبل از نوشتن هر متني تصميم بگيريد که چه مطلبي را مي‌خواهيد بنويسيد، دقت شود مطالبي نوشته شود که مورد قبول طرفين باشد و در نتيجه متن نوشته شده دستخوش تغييرات نگردد.
 
6- مطالب به نحوي صريح و شفاف تحرير گردد که هم مقصود طرفين را بطور کامل بيان نمايد و هم آنکه امکان تفسير‌هاي مختلف را نداشته باشد.
 
7- در هنگام امضاء قرارداد کاربن‌ها را حتماً خارج نموده و علاوه بر امضاء حتماً  اثر انگشت متعاملين با استامپ سالم اخذ گردد و اگر طرفين معامله باسواد هستند نام و نام خانوادگي و تاريخ را شخصاً نوشته و سپس امضاء نمايند.
 
8- شهود مي‌بايست حداقل دو نفر مرد باشند، وجود شهود معتمد بيشتر موجب استحکام قرارداد خواهد بود. قيد نام و نام خانوادگي شاهد ضروري است، در خصوص متعاملين پير و بيمار يا خيلي جوان و همچنين متعاملين بي¬سواد و کم¬سواد توصيه مي‌شود تعداد شهود از بين بستگان معتمد و باسواد ايشان باشند.
 
9- آن قسمت‌هايي از قرارداد که مي‌بايست قلم زده شود، با آرامش و دقت روي آنها خط بکشيد. مثلاً زماني که فروشنده يک نفر است روي قسمت «فروشندگان» را خط بکشيد.
 
10- در صورتيکه قراردادها براي تعيين مزايا و امکانات مورد معامله، داراي محل‌هاي خاصي براي علامت زدن باشد با دقت اين کار را انجام دهيد.
 
11- آن قسمت¬هايي از قرارداد که ضمانت اجراي تخليه يا تحويل مورد معامله و غيره بصورت نقطه چين (......) درج شده است را با توافق طرفين تکميل و يا در صورت توافق ايشان بر روي آنها خط بکشيد تا مورد سوء استفاده بعدي قرار نگيرند.
 
12- در معاملاتي که داراي سند رسمي هستند در جلوي نام فروشنده نام مالک رسمي قيد شود و بطور مثال اگر (علي) مالک رسمي است و (حسن) با وکالتي که از وي دارد قصد انجام معامله رادارد قيد نمائيد: «فروشنده: علي با وکالت حسن بموجب وکالت نامه رسمي شماره ... تنظيمي دفتر خانه شماره..... تهران.» البته نگارش آن بشرح زير نيز خالي از اشکال است: «فروشنده: حسن به وکالت از علي بموجب وکالت نامه رسمي شماره ... تنظيمي دفتر خانه شماره..... تهران.»
 
13- اگر طرفين معامله متعدد هستند و امکان درج نام تمامي آنها به نحو روشن و خوانا وجود ندارد ضمن ذکر مشخصات يک نفر از ايشان در محل مربوطه اعلام شود مثلاً «اسامي بقيه فروشندگان بشرح ستون توضيحات».
 
14- اگر ميزان مالکيت فروشندگان متفاوت است ميزان مالکيت هريک قيد شود.
 
15- درصورتيکه مورد معامله جزء ماترک مي‌باشد مي‌بايست اصل و کپي گواهي انحصار وراثت مطالبه شود چه آنکه با ملاحظه گواهي انحصار وراثت معلوم مي‌گردد چه کساني وارث هستند و مي¬توانند معامله نمايند و افزون بر آن ميزان مالکيت هر يک از ايشان در گواهي مزبور معلوم گرديده است. و قابل ذکر آنکه در زمان تنظيم سند رسمي علاوه بر مدارک لازم ديگر گواهي¬نامه واريز ماليات بر ارث نيز ضروري است فلذا در صورتيکه قبلاً گواهي واريز ماليات برارث اخذ نشده باشد، دقت شود زمان تنظيم سند رسمي به کيفيتي تعيين گردد که وراث بتوانند گواهي نامه مربوطه را اخذ نمايند.
 
16- اگر خريداران متعدد هستند ميزان مشارکت ايشان قيد شود که مثلاً بالمناصفه يا
علي¬السويه و...
 
17- اگر معامله به نمايندگي است قيد شود مثلاً فروشنده آقاي...... با وکالت آقاي.......... بموجب وکالت نامه.............. تنظيمي دفتر........ تهران. يا فروشنده آقاي........... با قيمومت خانم............ بموجب قيم نامه شماره............ صادره از شعبه.......... دادگاه عمومي.........
 
18- اگر معامله با وکالت تفويضي است قيد شود مثلاً: فروشنده آقاي............ با وکالت
مع¬الواسطه آقاي..... بموجب وکالت نامه تفويضي شماره ...... تنظيمي دفتر خانه شماره........تهران. که در اين مرحله به آخرين وکالت نامه اشاره نموده و بهتر آن است گه در ظهر قرارداد به سلسله وکالتنامه‌ها و محل تنظيم آنها تا وکالتنامه اول اشاره گردد.
 
19- در نوشتن ميزان مورد معامله دقت شود مثلاً ششدانگ يا سه دانگ و با قيد حروف باشد که مشکلي حاصل نشود.
 
20- مورد معامله را به درستي تعريف کنيد مثلاً براي زمين و باغ و باغچه از واحد شمارش (قطعه) براي آپارتمان از واحد شمارش (دستگاه) و براي مغازه، خانه از واحد شمارش (باب) استفاده نمائيد.
 
21- اگر مورد معامله داراي کاربري اداري يا تجاري مي‌باشد قطعاً مساحت فضاي اداري و تجاري قيد شود.
 
22- اگر مورد معامله داراي خصيصه ممتاز ديگري همانند کنتور برق سه فاز مي‌باشد مراتب در قرارداد تصريح گردد.
 
23- حتماً شماره پلاک فرعي و اصلي و در صورتيکه سابقه تفکيک دارد شماره قطعه و بخش و شهر و منطقه ثبتي قيد شود.
 
24- نشاني مورد معامله بطور کامل باقيد خيابان، کوچه، پلاک، طبقه و شماره واحد و اينکه غربي است يا شرقي، جنوبي است يا شمالي و يا هر موقعيت ديگري که دارد قيد گردد بطوريکه هيچ اختلافي در تعيين مورد معامله نباشد.
 
25 - مساحت بر طبق سند مالکيت قيد شود و اگر مورد معامله اصلاحي دارد مراتب قيد گردد.
 
26- اگر مورد معامله انباري و پارکينگ دارد شماره قطعات تفکيکي قيد شود، مساحت انباري فراموش نشود.
 
27- توابع و لواحق مورد معامله حتي¬المقدور قيد و تصريح شود.
 
28- ثمن معامله مقطوعاً به عدد و حروف و به ريال و تومان معلوم گردد.
 
29- سعي شود تمامي پرداخت‌ها بصورت چک تضميني باشد و بهتر است اين چک در وجه فروشنده و حسب تقاضاي خريدار صادر شده باشد و اگر قرار است که ثمن معامله با چک شخصي پرداخت شود در متن چک به شماره قرارداد و پلاک ثبتي اشاره گرديده و در وجه فروشنده صادر و روي قسمت آورنده آن قلم خط بخورد. توصيه مي‌شود درصورت امکان از چک‌هاي تسليمي کپي تهيه و نگهداري شود. تمامي چک‌ها مي‌بايست در حضور صادر و امضاء گردند.
 
30- توجه دارند چک‌هايي که وعده¬دار صادر مي‌شوند فاقد وصف کيفري بوده و اگر چک مزبور با برگشت مواجه شود، دارنده چک فقط حق وصول وجه آن را دارد و علي¬الاصول برگشت شدن چک خدشه‌اي به معامله وارد نمي‌سازد فلذا ضروري است براي تمامي پرداخت‌ها ضمانت اجرا تعيين نمود، مثلاً براي چک بيعانه شرط شود در صورت برگشت شدن آن، معامله منفسخ است و در خصوص ساير پرداخت‌ها به فروشنده حق داده شود مثلاً ظرف 15 روز از تاريخ برگشت شدن چک معامله را فسخ نمايد و در اين حالت ضروري است طريقه اعلام فسخ به نحو کاملاً شفاف که محل ترديد و تامل نباشد تعيين گردد. بطور مثال قيد شود فروشنده با ارسال « اظهارنامه» معامله را فسخ نموده و در اين خصوص نيازي به اخذ مجوز يا تائيديه از هيچ مرجعي نمي‌باشد.
 
31- اگر ثمن معامله توسط چک شخصي غير از خريدار پرداخت مي‌گردد، در ظهر چک‌ها امضاء خريدار نيز اخذ گردد زيرا با تسليم چک توسط شخص ثالث و قبول آن از ناحيه خريدار، تبديل تعهد به اعتبار تبديل مديون واقع گرديده و ذمه خريدار در قبال فروشنده بري مي‌گردد و در صورت برگشت شدن چک، فروشنده تنها حق مراجعه به صادر کننده چک را داشته، فلذا ضروري است در جهت حفظ حقوق فروشنده و امکان مراجعه ايشان به خريدار، مقرر نمايند که خريدار ظهر تمامي چک‌ها راامضاء نمايد.
 
32- چک‌ها فاقد قلم خوردگي باشد و از حيث امضاء و مهر داراي شرايط قانوني پرداخت باشند.
 
33- اگر طرفين بخواهند مورد معامله را با وام منتقل نمايند مي‌بايست نهايت دقت اعمال شود و حتماً ميزان اصل بدهي و ميزان اقساط معوقه و تعداد و مبلغ اقساط باقي مانده و سود متعلقه و... کاملاً معلوم بوده و خواسته شود که طرفين معامله با مراجعه حضوري به بانک واخذ پرينت بانکي تمامي مراتب فوق را تعيين و بر آن مبنا قرارداد تنظيم گردد.
 
34- در صورتيکه فروشندگان متعدد هستند همانند ورثه، درصورت تمايل متعاملين و بخصوص در صورت موافقت فروشندگان مي‌توان يک نفر از ايشان را نماينده وصول ثمن نمود و در اينصورت ضروري است قيد گردد که «فروشندگان تماماً موافقت نمودند که تمامي ثمن معامله به آقاي/خانم........ پرداخت گردد و بديهي است اگر خريدار ثمن رابه نامبرده پرداخت نمايد فروشندگان حق طرح هيچگونه ادعايي را در اين خصوص عليه خريدار نخواهند داشت.»
 
35- تاريخ دقيق تحويل مورد معامله تعيين و براي تخلف فروشنده وجه التزام بصورت روزانه يا مقطوعاً تعيين شود.
 
36- تاريخ دقيق تنظيم سند رسمي با قيد شماره دفترخانه و آدرس آن جهت تعيين دقيق موعد ايفاي تعهدات و عنداللزوم مطالبه خسارات ضروري بوده، دقت شود روز تعيين شده مصادف با تعطيلي نباشد، از تعيين زمان بين دو تعطيلي و ايامي که احتمال تعطيلي آنها بيشتر است خودداري شود.
 
37- ضمانت اجراي عدم حضور متعاملين به تفکيک تعيين شود، بطور مثال «اگر فروشنده در موعد مقرر حاضر نشود و يا مقدمات قانوني تنظيم سند را حاضر ننمايد روزانه..... ريال (يا مقطوعاً....... ريال) بعنوان خسارت تاخير در تنظيم سند رسمي پرداخت و اين خسارت بدل از اصل تعهد نبوده و فروشنده بهر کيفيت موظف به تنظيم سند رسمي مي‌باشد» و در خصوص خريدار شرط شود «در صورتيکه خريدار در دفتر خانه حاضر نشود و يا تتمه ثمن معامله را به همراه نداشته باشد بجز در موارد فورس ماژور (سيل، زلزله، جنگ، فوت....) فروشنده حق فسخ معامله را داشته و در اين صورت مي‌بايست حداکثر ظرف 15 روز از تاريخ عدم حضور خريدار معامله را فسخ و مراتب را بموجب يک فقره اظهارنامه اعلام» و در اين حالت کيفيت استرداد ثمن نيز تعيين گردد.
 
38- گواهي دفتر خانه ملاک عدم حضور تعيين گردد. توجه دارند صدور گواهي عدم حضور صرفاً درخصوص انتقال قطعي و رسمي املاک بوده و دفاتر اسناد رسمي در زمان تعهد طرفين به انتقال وکالتي مورد معامله تعهدي به صدور گواهي عدم حضور ندارند مع الوصف بنظر مي‌رسد در اين حالت نيز طرفين مي‌توانند بشرح لايحه‌اي مراتب حضور خودرا جهت تنظيم سند وکالت اعلام نموده و درخواست نمايند که مراتب در دفتر انديکاتور دفتر خانه ثبت گردد.
 
39- توصيه مي‌شود آثار و تبعات گواهي عدم حضور و چگونگي اخذ آن براي متعاملين تشريح گردد.
 
40- اگر فروشندگان يا خريداران متعدد هستند شرط تضامن در جبران خسارات و پرداخت وجه التزام توصيه مي‌شود. چه آنکه مي‌دانيم مسوليت تضامني خلاف قاعده بوده و در صورت وجود متن قانوني يا شرط قراردادي امکان برخورداري از مزاياي آن وجود دارد.
 
41- در جهت حفظ حقوق فروشنده توصيه مي‌شود در قرارداد قيد گردد که: «خريدار قبل از پرداخت تمام ثمن معامله حق انتقال و واگذاري مورد معامله را به ديگري ندارد مگر با رضايت مکتوب فروشنده در غير اين صورت خريدار و منتقل¬اليهم بعدي جهت پرداخت ثمن و خسارات قراردادي در قبال فروشنده متضامناً مسئول مي‌باشند.»
 
42- درصورتيکه ملک داراي پايان کار قديمي است معلوم نمايند که آيا خريدار با همان پايان کارقبلي حاضر به انجام معامله است يااينکه بر فروشنده شرط مي‌نمايد که حتماً پايانکار جديد اخذ وتنظيم سند منوط به ارائه پايان کارجديد مي‌باشد؟
 
43- در صورتيکه بنا به هر علتي توافق گردد که فروشنده بجاي تنظيم سند رسمي، وکالت در تنظيم سند به خريدار تفويض نمايد توصيه مي‌شود تمامي اختيارات قانوني از فروشنده اخذ و در اين خصوص ضمن مشاوره با سردفتران محترم توصيه مي‌شود حداقل اختيارات «انجام تمامي معاملات و بخصوص در فروش و اجاره و رهن و... به هرشخص اعم از حقوقي و حقيقي ولو به خود.... به هرمبلغ و با هر شرط و... با حق فسخ و اقاله و.... و حق اخذ وجه و اجاره¬بها و ثمن معاملات و.... با حق مراجعه به کليه ادارات و سازمان¬ها و موسسات و شهرداري و ثبت و.... با حق شرکت در کليه کميسيون‌ها و.... مراجعه به بانک‌ها و پرداخت بدهي و فک رهن و...... و با حق اقامه همه نوع دعوي با جامع اختيارات قانوني............ (که هريک مي‌بايست تحرير گردد) با حق صدور اجرائيه و تعقيب عمليات اجرايي و اخذ وجه و سپرده و محکوم¬به و..... با حق انتخاب وکلاي دادگستري و عزل آنها ولو کراراً و......... و با حق توکيل به غير ولو کراراً و.... و ضمن عقد خارج لازم حق عزل وکيل از موکل سلب گردد و همچنين موکل حق ضم وکيل ديگر و انجام مورد وکالت از سوي خود و انجام عمل معارض با مفاد وکالت نامه را ازخود سلب و ساقط نمايد و......» اخذ گردد.
 
44- درصورتيکه مورد اجاره در تصرف مستاجر باشد، نحوه تخليه و تحويل مورد معامله معلوم و معين گردد و لازم به ذکر است که با تنظيم سند رابطه فروشنده با ملک و مستاجر قطع و تعهد فروشنده به تخليه عين مستاجره آن هم پس از تنظيم سند اساساً فاقد اعتبار است.
 
45- توصيه مي‌شود در قرارداد بابت ضمانت اجراي مستحق للغير در آمدن مورد معامله قيد گردد که: «هرگاه مورد معامله مستحقٌ للغير باشد و يا اين امر بعداً محقق گردد معامله باطل و فروشنده موظف است قيمت روز مورد معامله (يوم الاداء) را با احتساب کليه خسارات وارده به خريدار يا قائم مقام قانوني وي پرداخت نمايد.»
 
46- نظر به اينکه تصرف در مورد معامله فوق العاده حائز اهميت مي‌باشد توصيه مي‌شود تا زمان تسويه حساب نهايي از تسليم آن خودداري و يا تسليم آن منوط به پرداخت بخش اعظم ثمن معامله گردد.
 
47- توصيه شود که متعاملين پس از تنظيم سند رسمي قرارداد خود را معدوم نکرده و آن را نگهداري نمايند.
 
48- خواسته شود که متعاملين کپي تمامي اسنادي که جهت انجام معامله ارائه مي‌نمايند را برابر اصل نمايند. و يا حداقل در حضور شما آن‌ها را امضاء نموده و جهت بايگاني نمودن به شما تسليم نمايند.
 
49- توصيه مي‌شود اکيداً (حق پشيماني)که موجب تزلزل معامله مي‌گردد را در قرارداد‌ها استعمال ننمائيد و به همين منظور در هنگام تنظيم قرارداد به صراحت اعلام و تفهيم شود که طرفين در صورت اسقاط کافه خيارات حق فسخ معامله را نداشته مگر در موارد تخلف از شرايط قراردادي. وليکن در صورتي که طرفين تمايل داشته باشند که حق پشيماني و خيار فسخ براي ايشان تعيين گردد مراتب بطور صريح و با قيد زمان و مهلت در قرارداد درج گرديده و در صورتي که اعمال اين حق منوط و مشروط به پرداخت وجه يا خسارتي باشد مبلغ آن نيز صريحاً مورد اشاره قرار گيرد.
 
50- درصورت توافق طرفين بر اينکه حق فسخ نداشته باشند بهتر است قيد نمائيد: «اسقاط تمامي خيارات ولو خيار غبن فاحش حتي به اعلاء درجه آن از طرفين به عمل آمد به استثناء خيار تدليس»
 
51- از درج شروط متعارض به شدت پرهيز گردد و اگر طرفين مثلاً بر خلاف متن چاپي توافقي دارند در ستون توضيحات قيد شود: «طرفين ضمن حذف بند..... از متن چاپي توافق نمودند که........»
 
52- در زماني که مقرر است مورد معامله با وام بانکي منتقل گردد توصيه مي‌شود با مراجعه به بانک طرف قرارداد تمهيداتي اتخاذ گردد که سند مالکيت بنام خريدار منتقل و تضمينات تسهيلات ماخوذه نيز به نفع فروشنده تعويض گردد وليکن در صورت عدم امکان اين مهم، جهت پرهيز از سوء استفاده احتمالي خريدار، در قرارداد تنظيمي براي عدم پرداخت اقساط يا تاخير در پرداخت اقساط وام، ضمانت اجراي قاطعي قرار داده تا خريدار مکلف باشد در مواعد مقرره نسبت به پرداخت اقساط اقدام نمايد.
 
53- حکميت يا داوري عبارت است از اينکه افراد جامعه، اختلافات بين خود را توسط يک يا چند نفر معتمد، به انتخاب خود حل و فصل کنند. داوري به دو نوع اختياري و اجباري تقسيم مي‌شود، داوري اجباري همانند ارجاع امر به داوري در دعاوي طلاق است که به حکم قانون انجام مي‌پذيرد و داوري اختياري، آنکه طرفين قرارداد همزمان با تنظيم قرارداد و يا پس از بروز اختلاف، بنا به تمايل وخواست خود، موضوع اختلاف را به داوري ارجاع مي‌نمايند. در صورت درج شرط داوري و حکميت در قرارداد‌ها، محاکم، صلاحيت رسيدگي به اختلاف و صدور حکم قضايي را نداشته و موضوع را به داوري ارجاع مي‌دهند. داوري فاقد تشريفات رسيدگي بوده و هزينه کمتري دارد، جهت جلوگيري از بروز مشکلات بعدي درصورت درج شرط حکميت ضروري است که نام حکم تعيين و مراتب موافقت ايشان نيز اخذ گردد، تعداد داوران بايد فرد باشد، افراد ورشکسته و محجور نمي‌توانند بعنوان داور انتخاب شوند. داوران بايستي بر طبق قوانين و مقررات، راي خود را صادر نمايند. راي صادره به طرفين ابلاغ و مي¬بايست ظرف 20 روز اجرا گردد، در غير اينصورت بنا به تقاضاي ذينفع اجرائيه صادر و راي داوري از طريق اجراي احکام دادگستري اجرا خواهد شد.
 
54- برگ سبز تخليه ـ در هنگامي که طرفين قبل از تحويل مورد معامله جهت تنظيم سند انتقال قطعي ملک اقدام مي‌نمايند، خريدار مي‌تواند مراتب را به سردفتر تنظيم کننده قرارداد اطلاع داده و اعلام نمايد که تاکنون مورد معامله تحويل ايشان نشده و در اين حالت حسب تقاضا، برگه‌اي به امضاء فروشنده خواهد رسيد که به موجب آن ايشان متعهد مي‌گردد مورد معامله را در موعد معيني تخليه و تحويل خريدار دهد. در اين برگه ضمانت اجرا و خسارات قرارداداي نيز تعيين مي‌گردد و در صورتي که فروشنده در موعد مقرر از تحويل و تخليه ملک امتناع نمايد خريدار بجاي مراجعه به دادگستري و اقامه دعوي تحويل مبيع و يا خلع يد، با مراجعه به دفتر خانه تنظيم کننده سند، درخواست صدور اجرائيه جهت تخليه مورد معامله و خسارات قراردادي را خواهد نمود، اجرائيه مذکور پس از ابلاغ از طريق دايره اجراي اسناد رسمي ادارات ثبت اسناد واملاک اجرا خواهد شد.
 
55- مشموليت ـ هرگاه طرفين معامله مرد باشند، بايستي بررسي نمود که آيا ايشان از جهت خدمت نظام وظيفه مانع قانوني دارند يا خير؟ در حال حاضر متولدين قبل از سال 1338 نيازمند ارائه هيچ گونه مدرکي جهت اثبات انجام خدمت يا معافيت ندارند. متولدين سالهاي 1338 لغايت 1354 ولو اينکه خدمت نظام وظيفه را انجام نداده باشند مشمول عفو رهبري شده ولي بهر کيفيت در زمان تنظيم اسناد رسمي مي‌بايست گواهي نامه پايان خدمت و يا معافيت خود را ارائه نمايند.
 
دانشجويان براي تنظيم اسناد مي‌بايست از دانشگاه محل تحصيل خود، دانش آموزان از اداره آموزش و پرورش محل تحصيل خود و کليه نظاميان از محل و يگان خدمتي خود گواهي نامه مربوطه را اخذ و ارائه نمايند. افرادي که تحصيلاتشان پايان يافته و هنوز مشغول خدمت سربازي نشده‌اند با اخذ دفترچه آماده به خدمت مي‌توانند نسبت به تنظيم اسناد رسمي اقدام نمايند مشروط بر اينکه دفترچه مذکور ممهور به مهر «غيبت دارد» نباشد.
 
56- درخصوص معامله با شرکت‌ها و اشخاص حقوقي ضروري است با ملاحظه اساسنامه و آخرين آگهي تغييرات مديريتي مندرج در روزنامه رسمي بررسي گردد که چه کساني داراي نمايندگي وحق امضاء اسناد و قرارداد‌ها بوده و در صورت تنظيم قرارداد، ممهور نمودن قرارداد به مهر شرکت نيز ضروري مي‌باشد.
 
57- هرگاه مورد معامله فاقد سند رسمي مالکيت باشد، انجام معامله داراي مخاطرات بسيار زيادي بوده چه آنکه مي‌دانيم اولاً: تقريباً قريب به اتفاق املاک کشور ثبت شده و داراي سابقه ثبتي هستند و برابر ماده 22 قانون ثبت دولت فقط کسي را مالک مي‌شناسد که ملک در دفتر املاک بنام ايشان ثبت شده باشد و برابر مادتين 47 و 48 همان قانون کليه معاملات راجعه به اموال غيرمنقول مي‌بايست بصورت رسمي انجام پذيرفته و در دفتر املاک منعکس گردند و برابر ماده 48 قانون ثبت، معاملاتي که مي‌بايست بطور رسمي منعقد مي‌شده وليکن با اسناد عادي انتقال يافته‌اند در هيچ يک از ادارات و محاکم قابليت استناد ندارند. ثانياًً: حتي معامله املاکي که داراي سند رسمي هستند ممکن است در آينده بنا به دلايلي خاص و از جمله احراز عدم وجود شرايط اساسي صحت معامله باطل گردند و همچنين در املاکي که اسناد مالکيت آنها بر اساس مواد 147 و148 قانون ثبت صادر گرديده چه بسا پس از ساليان طولاني مالکين واقعي املاک مذکور مراجعه و ضمن بطلان اسناد رسمي اخيرالذکر دعوي خلع يد و قلع و قمع بنا عليه متصرفين اقامه نمايند.
 
نظر به مراتب يادشده معامله املاکي که فاقد سابقه ثبتي بوده و يا اينکه مورد معامله داراي سند مالکيت مادر بوده و مکرراً بصورت اسناد عادي انتقال يافته‌اند داراي مخاطرات بي¬شماري بوده و بايستي خريدار بداند که هر آن و هر لحظه ممکن است مالک رسمي مورد معامله با در اختيار داشتن سند مالکيت جهت خلع يد ايشان مراجعه نمايد و از اين جهت مالکيت و تصرفات خريدار همواره متزلزل خواهد بود.
 
ضمن اعلام اين تذکر که از انجام چنين معاملاتي مي‌بايست پرهيز نمود لازم به ذکر مي‌داند در صورتيکه طرفين اصرار به انعقاد معامله نمايند بايستي فروشنده کليه مبايعه¬نامه‌هاي قبلي ايادي ماقبل را ارائه داده و در قرارداد تنظيمي حتي¬الامکان به شماره پلاک رسمي اصلي ملک مورد معامله اشاره نمود و مخاطرات آن به خريدار تفهيم شده و بايستي توجه داشت که تصرف مورد معامله از اهميت فوق¬العاده‌اي برخوردار بوده و تحويل مورد معامله به خريدار مي‌بايست منوط به تسويه حساب نهايي گردد.
 
58- در خصوص قرارداد‌هاي مشارکت در ساخت ـ علاوه بر رعايت نکات و مفاد مندرج در فرمت قراردادي ارائه شده از سوي سازمان ثبت اسناد و املاک توجه به نکات زيرين و لحاظ نمودن آنها در قراردادهاي مشارکت در ساخت جهت پرهيز از اختلافات بعدي توصيه مي‌شود:
 
الف) در صورتي که مالک، در موضوع قرارداد، سکني داشته و مي¬بايست جهت اجراي قرارداد، محل را تخليه و تحويل نمايد، بهترين حالت آن است که سازنده صرفاً به پرداخت مبلغ معيني وجه بابت وديعه مسکن استيجاري مالک، متعهد گردد و به هيچ عنوان تعهد تامين مسکن متناسب را بر عهده سازنده نگذاريد مگر آنکه مصداق محل مورد نظر براي طرفين معلوم و مشخص باشد از يک طرف و از سوي ديگر ضمانت اجراي عدم پرداخت وجه از سوي سازنده و نيز تعيين زمان استرداد وجه مذکور از سوي مالک و همچنين تعيين خسارت و ضمانت اجراي عدم انجام تعهد صراحتاً پيش¬بيني و عند¬اللزوم اسناد مالي مبادله و يا بعنوان امانت در بنگاه نگهداري شود.
 
ب) در صورتي که موضوع قرارداد داراي اعياني است، وضعيت مالکيت ضايعات حاصله را تعيين نمائيد.
 
ج) وضعيت مالکيت بناي احداثي مازاد بر پروانه و همچنين مسووليت پرداخت جرائم، هزينه‌ها و مصالح ساختماني به نحو کاملاً شفاف تعيين و معلوم گردد.
 
د) زمان دقيق تنظيم قرارداد، زمان شروع قرارداد، زمان تکميل و تحويل موضوع قرارداد با قيد ضمانت اجراي تاخير بطور کاملاً شفاف در قرارداد قيد گردد، مضافاً آنکه مباني و مبداً شروع مهلت قراردادي به نحوي تعيين گردد که مانع سوء استفاده طرفين قرارداد باشد (بطور مثال اگر قيد شود مدت قرارداد 24 ماه از زمان صدور پروانه ساختمان که در اين حالت زمان شروع قرارداد عملاً در اختيار سازنده قرار گرفته که صحيح نمي‌باشد) و همچنين منظور طرفين از تکميل بودن موضوع قرارداد و تشريفات تحويل آن تبيين گردد به اينکه تمامي انشعابات وصل، آساسانسور و موتورخانه روشن، مشاعات تکميل و محوطه¬سازي حياط خاتمه يافته و بطور کلي موضوع قرارداد قابليت استفاده و بهربرداري داشته باشد که مي‌بايست به موجب صورت جلسه تحويل و تسليم مالک گردد.
 
ه) آيا اساساً سازنده حق اخذ وام و تسهيلات بانکي دارد يا خير؟ اگر پاسخ مثبت است چگونگي و زمان اعطاي وکالت معين و مسووليت بازپرداخت اصل و نيز سود ايام مشارکت و جرائم احتمالي به نحو شفاف و غير قابل ترديدي تعيين گردد. ضروري است تضمينات سازنده جهت بازپرداخت وام و سود و جرائم بشرح قرارداد علي-حده تعيين و حتي¬المقدور از واحدهاي سهمي سازنده بعنوان ضمانت استفاده نمود.
 
و) تنظيم تقسيم¬نامه و تعيين تکليف واحدهاي مسکوني، تجاري، اداري، پارکينگ و انباري با ترسيم کروکي به نحوي که رافع هرگونه ابهام و ترديد باشد، توصيه مي‌شود.
 
ز) اعطاي اختيار پيش فروش واحدهاي سهمي سازنده جهت تامين بودجه براي ساخت پروژه امر خطيري است که مي‌بايست نهايت دقت را در آن معمول داشت و چه بسا ممکن است سازنده با پيش فروش واحدها و اخذ تسهيلات بانکي در جريان ساخت، پروژه را رها کرده و از زير بار اجراي مسووليت‌هاي خود شانه خالي نمايد که در اين صورت عده زيادي را گرفتار و بلاتکليف خواهد نمود. مع¬الوصف جهت پيشبرد امور ساختمان و نيز پرهيز از سوء استفاده احتمالي سازندگان بررسي و اعطاي حق فروش مي‌بايست در نهايت دقت اعمال گردد.
 
ح) تعيين راهکار مناسبي با ضمانت اجرايي دقيق براي وضعيتي که سازنده از تکميل بنا خودداري نموده و يا اساساً ملک موضوع قرارداد را رها نموده باشد.
 
59- در خصوص قرارداد‌هاي پيش¬فروش آپارتمان‌ها، علاوه بر رعايت نکات و مفاد مندرج در فرمت قراردادي ارائه شده از سوي سازمان ثبت اسناد و املاک توجه به نکات زيرين و لحاظ نمودن آنها در قراردادهاي پيش فروش آپارتمان‌ها جهت پرهيز از اختلافات بعدي توصيه مي‌شود:
 
الف) حتماً به شماره پروانه و جواز ساختماني اشاره شود.
 
ب) معلوم نمائيد که ساختمان قرار است در چند طبقه و چند واحد احداث گردد و موقعيت آپارتمان موضوع قرارداد و در صورت امکان موقعيت پارکينگ و انباري متعلقه را با ترسيم کروکي تعيين نمائيد.
 
ج)تعيين نمائيدکه آيا فروشنده حق اخذ تسهيلات را دارد يا خير؟ در صورت مثبت بودن پاسخ مسئوليت بازپرداخت اصل وام، سود ايام مشارکت و جرائم احتمالي کاملاً تعيين گردد.
 
د) ضمانت اجراي عدم ايفاي تعهدات خريدار در پرداخت بموقع اقساط را به نحو کاملاً شفاف و غير قابل ترديد، تبيين و تشريح نمائيد.
 
ه) خسارت فروشنده مبني بر تاخير در تحويل مورد معامله و تاخير در تنظيم سند به نحو علي حده تعيين شود.
 
و) ملاک متراژ نهايي را صورت مجلس تفکيکي قرارداده وضعيت قيمت متراژ کسر و اضافه را به قيمت مندرج در قرارداد تعيين نمائيد. حقوق و اختيارات طرفين و بويژه خريدار در خصوص کسر يا افزايش غير متعارف متراژ مورد معامله را تبيين و تشريح نمائيد. (بهتر است ميزان متراژ غير متعارف را در همان قرارداد تعيين نمائيد.)
 
ز) در قرارداد تصريح شود که فروشنده بدون اجازه مکتوب خريدار حق تغيير نقشه و يا احداث بناي مازاد بر پروانه و يا افزايش طبقات و واحد را نداشته و ضمانت اجراي قاطعي براي آن تعيين گردد.
 
60- در خصوص قرارداد‌هاي بيع و اجاره ملاحظه و تطبيق قرارداد‌هاي پيشنهادي مندرج در فصل نهم از باب هشتم و فصل چهارم از باب دهم کتاب اصول حاکم بر معاملات املاک و اراضي تاليف آقاي جليل پورسليم بناب و همکاران محمد تقي باغبان و مصطفي جمال آشتياني  توصيه مي¬‌شود.